Guía esencial para Empresas: Deducción de gastos en el Impuesto a la Renta

En el ámbito de la tributación empresarial, la deducción de gastos en el Impuesto a la Renta (en adelante, IR) se presenta como un componente esencial para la gestión financiera de las empresas. La correcta aplicación de estas deducciones impacta directamente en la carga tributaria, y, además influye en la salud financiera y en la competitividad de la compañía. En atención a lo cual, en los siguientes acápites exploraremos consideraciones clave para optimizar este proceso.

“El gasto” en el Impuesto a la renta empresarial

En principio, es necesario destacar que, para que un gasto pueda ser deducible del IR es imprescindible que este sea causal, lo que implica que las erogaciones en que incurra la empresa deben tener como finalidad la generación de rentas gravadas o, en su defecto, la conservación de la fuente generadora de estas. En este contexto, el artículo 37º de la Ley del IR (LIR, en lo sucesivo) establece que los sujetos que perciben rentas de tercera categoría tienen la posibilidad de restar de la renta bruta los gastos necesarios para generarlas y para el mantenimiento de la fuente, con el propósito de determinar la renta neta o la base imponible sobre la cual se aplicará el impuesto.

Como se puede observar, la norma busca indicar que, en términos generales, debe existir una estrecha relación entre los gastos y la generación de renta o el mantenimiento de la fuente, aunque no necesariamente guarden una relación de necesidad directa, sino que, de manera indirecta, cumplen con dicho propósito.

Reglas generales para la deducción del gasto

Con el propósito de determinar la deducibilidad de los gastos en el cálculo del IR, las regulaciones tributarias establecen un conjunto de requisitos, también conocidos como reglas generales, que todas las empresas deben cumplir al pretender deducir gastos. Es esencial destacar que el incumplimiento de cualquiera de estos requisitos, conforme a las descripciones normativas, puede resultar en la no aceptación de su deducción según la LIR, y, en muchos casos, en la pérdida del correspondiente crédito fiscal.

En este contexto, para que un gasto pueda considerarse deducible, a menos que exista una disposición en contrario, debe satisfacer los siguientes criterios: causalidad, fehaciencia, utilización de los medios de pagos autorizados, valor de mercado, devengado, acreditación mediante comprobante de pago.

1. Significación como costo o gasto

Inicialmente, es crucial señalar que un problema recurrente para la empresa, en relación con la deducción de gastos, radica en la incorrecta distinción entre costos y gastos. Si una partida se clasifica como gasto, puede deducirse en el ejercicio en el que se devengue; por otro lado, si se considera un costo, la deducción ocurrirá al momento de la venta o, en el caso de un activo fijo, cuando se deprecie.

En este contexto, es fundamental destacar que una erogación será considerada gasto según la LIR cuando resulte en una disminución de beneficios económicos durante el período gravable, manifestándose a través de salidas o agotamiento (desuso) de activos, o la generación de pasivos. Este proceso, a su vez, conlleva una disminución en el patrimonio que difiere en naturaleza de las distribuciones realizadas por los socios. En cambio, se calificará como costo si los desembolsos se destinan a la producción de un bien o servicio cuyo valor se espera recuperar mediante la venta de los productos o servicios generados.

2. Criterio del Devengado

Considerando lo expuesto, es esencial tener en cuenta que, según las normativas tributarias en vigor, el gasto realizado por los generadores de rentas de tercera categoría sigue el principio del devengado, a menos que existan reglas específicas que lo rijan. Cuando nos referimos al término «devengo», según lo estipulado en el artículo 57º de la LIR, estamos aludiendo al incremento de las cuentas por cobrar o por pagar durante un periodo específico, incluso si no se llevan a cabo transacciones explícitas. En otras palabras, los efectos de las operaciones y otros eventos se reconocen en el momento en que ocurren, no cuando se efectúa el cobro o el pago. Así, la mera posesión de un título o derecho para percibir ingresos, independientemente de su exigibilidad, conduce a considerarlo como devengado y, por lo tanto, imputado a ese ejercicio.

A pesar de lo mencionado, existen diversas actividades, ya sea antes o después del devengo (indistintamente), que pueden generar confusión entre los contribuyentes, ya que la deducción del gasto se vincula a estas actividades sin tener un respaldo legal para ello:

Pago o cancelación de la adquisición del bien o servicio (criterio de lo percibido).
Vencimiento del plazo para el pago (criterio de lo exigible).
Entrega de letras de cambio.
Descuento de factura,
Entrega de comprobante de pago,

En este sentido, a manera de guía, es necesario mencionar que para que un gasto se considere devengado, debe cumplir con los siguientes requisitos:

i) Que se hayan producido los hechos sustanciales que originan el gasto, considerando, entre otros aspectos, los siguientes:

Adquisición de bienes muebles: Mediante la transferencia del control del bien y del riesgo.
Prestación de servicios: Con la mera provisión del servicio.
Prestación de servicios que se ejecutan en el transcurso del tiempo: (ii) De acuerdo con el grado de su realización, o (ii) en forma proporcional al tiempo pactado para su ejecución
Cesión en uso de bienes o dinero: A través de la combinación de la recepción del bien y el transcurso del tiempo en posesión del bien cedido.
Obligaciones de no hacer: En forma proporcional al tiempo pactado para su ejecución.

ii) Que el ingreso no esté sujeto a condiciones que puedan hacerlo inexistente, lo que implica que deben haberse materializado hechos que proporcionen un grado de certeza razonable sobre la realización del acontecimiento

3. Causalidad

Una vez establecido que el desembolso en efectivo se clasifica como gasto y que ha sido devengado, es esencial evaluar si cumple con el criterio de causalidad de acuerdo con las disposiciones de la LIR.

Para una comprensión más clara, es relevante destacar que cuando nos referimos a causalidad, hacemos referencia a la relación entre la causa y el efecto, es decir, la motivación o propósito detrás de una acción. En el contexto tributario, al afirmar que un gasto deducible debe ser causal, se busca indicar que dicha erogación es necesaria y debe tener como objetivo la generación de ingresos gravables o el mantenimiento de la fuente de dichos ingresos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, aunque se incumpla tales objetivos, no se desvirtúa la causalidad del gasto, ya que este es potencial y no necesariamente real.

Además, es crucial agregar que el concepto de causalidad dista de ser unitario, en la medida que se complementa con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Es decir, no es suficiente que una erogación tenga como motivación la generación de ingresos, sino que también los montos deben ser razonables en relación con las actividades de la empresa y proporcionales a sus ingresos.

4. Fehaciencia

También es esencial recordar que un aspecto crucial, aunque no esté explícitamente regulado LIR, es la autenticidad del gasto. En otras palabras, para que el gasto sea deducible, debe ser genuino y estar respaldado por documentación creíble y veraz. Por lo tanto, no es suficiente que cumpla con el principio de causalidad; es aún más crucial que sea verídico. Para lograr esto, es imprescindible contar con documentación creíble y confiable que demuestre la autenticidad de la transacción, evitando así posibles objeciones por parte de la Administración Tributaria.

5. Utilización de medios de pagos autorizados – Bancarización

Otro factor relevante a considerar para la deducción de gastos es el referente a la bancarización, contemplada en el Texto Único Ordenado de la Ley para la Lucha contra la Evasión y para la Formalización de la Economía (Decreto Supremo Nº 150-2007-EF). De acuerdo con esta exigencia formal, aquel sujeto que busque deducir gastos está obligado a efectuar el pago de contraprestaciones (precios) que excedan los S/. 2,000 o US$ 500 mediante los medios de pago establecidos por el Sistema Financiero Nacional. El incumplimiento de esta normativa conlleva la penalización para las empresas, las cuales podrían perder tanto la deducción del gasto como el crédito fiscal correspondiente a sus compras. Entre los medios de pago regulados se incluyen los siguientes:

− Depósitos en cuenta.
− Giros o transferencias de fondos.
− Órdenes de pago.
− Tarjetas de débito emitidas en el país.
− Tarjetas de crédito expedidas.
− Cheques.
− Remesas.
− Cartas de crédito.

6. Precio de adquisición a «Valor de Mercado»

Además de los requisitos anteriormente estipulados, el articulo 32º, numeral 4, de la LIR establece como norma general que todas las transacciones deben ajustarse a los parámetros definidos como «valor de mercado», que es entendido como el precio fijado por partes independientes en un mercado abierto y competitivo. Es decir, se trata del precio que estaría dispuesto a pagar un comprador y que aceptaría un vendedor, ambos actuando libremente y sin influencias particulares, en condiciones normales de mercado.

En el contexto, el valor de mercado es un parámetro esencial para la evaluación de las transacciones comerciales. La normativa establece que todas las operaciones deben ajustarse a este parámetro. Si el valor declarado de las operaciones difiere al del mercado, incluso si se cumplen con otros requisitos como causalidad, realidad y medios de pago, la SUNAT tiene la facultad de ajustar el monto de la deducción correspondiente, ya sea reduciéndolo o aumentándolo, para evitar prácticas indebidas o evasión fiscal.

El valor de adquisición del bien o servicio debe ajustarse a los parámetros establecidos por la normativa tributaria, considerando el precio de mercado.

7. Comprobantes de Pagos

Como requisito adicional para la viabilidad de la deducción del gasto, la normativa tributaria establece la obligación y necesidad de poseer comprobantes de pago que respalden la operación. De acuerdo con la LIR, la ausencia o insuficiencia de estos documentos resultará en la negación de la deducción correspondiente. En este contexto, la normativa dicta que toda transacción de adquisición de bienes o servicios que la empresa realice debe estar respaldada con un comprobante de pago, a excepción de algunos casos relacionados con la planilla.

Se consideran comprobantes de pago, siempre y cuando cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos por el Reglamento de Comprobantes de Pago (Resolución de Superintendencia Nº 007-99-SUNAT), los siguientes:

i) Comprobantes de pago generales, los cuales no requieren autorización adicional al propio documento. Estos incluyen:

Facturas.
Recibos por honorarios.
Boletas de venta.
Liquidaciones de compra.
Tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras.

(ii) Comprobantes de pago autorizados, que se clasifican como documentos autorizados. Estos comprenden los siguientes:

a) Documentos autorizados que permiten la deducción del Impuesto a la Renta y el derecho al crédito fiscal, dentro de los que se encuentran:

Boletos de transporte aéreo.
Documentos emitidos por las empresas del sistema financiero y de seguros, y por las cooperativas de ahorro y crédito no autorizadas a captar recursos del público, que se encuentren bajo el control de la SBS.
Recibos emitidos por los servicios públicos de suministro de energía eléctrica y agua; así como por los servicios públicos de telecomunicaciones que se encuentren bajo el control del MTC y del OSIPTEL.
Pólizas emitidas por las bolsas de valores, bolsas de productos o agentes de intermediación, por operaciones realizadas en las bolsas de valores o bolsas de productos autorizadas por la CONASEV.

b) Documentos autorizados que solo permiten la deducción del Impuesto a la Renta:

Recibos por el arrendamiento o subarrendamiento de bienes muebles e inmuebles que generen rentas de primera categoría para efectos del Impuesto a la Renta, los cuales serán proporcionados por la SUNAT.
Documentos emitidos por la Iglesia Católica por el arrendamiento de sus bienes inmuebles, solo si se emiten en los supuestos indicados en el literal a) del numeral 4.1 del artículo 4 o en el artículo 4-A de la Resolución de Superintendencia Nº 300-2014-SUNAT y normas modificatorias
Boletos emitidos por las empresas de transporte público urbano de pasajeros.
Boletos numerados o entradas entregadas por atracciones o espectáculos públicos en general.
Documentos emitidos por la COFOPRI.

c) Documentos autorizados que no permitirán sustentar gasto o costo para efecto tributario, crédito deducible, ni ejercer el derecho al crédito fiscal:

Billetes de lotería, rifas y apuestas.
Documentos emitidos por centros educativos y culturales reconocidos por el Ministerio de Educación, universidades, asociaciones y fundaciones, en lo referente a sus actividades no gravadas con tributos administrados por la SUNAT. En caso de operaciones con sujetos que requieran sustentar gasto o costo para efecto tributario, se requerirá la emisión de facturas.
Documentos emitidos por la Iglesia Católica por el arrendamiento de sus bienes inmuebles.
Los sujetos del Nuevo Régimen Único Simplificado no podrán emitir facturas, recibos por honorarios, liquidaciones de compra, tickets que permitan sustentar gasto o costo para efecto tributario o dar derecho al crédito fiscal del Impuesto.

Tipos de Gastos

Sin menoscabo de lo expuesto en el párrafo precedente, es imperante señalar que no todos los gastos son susceptibles de deducción conforme a la Ley del Impuesto a la Renta (LIR), ya que algunos de ellos pueden estar sujetos a limitaciones o incluso prohibiciones.

1. Deducciones Ilimitadas

Estas deducciones, que cumplen con los requisitos aplicables a la generalidad de los gastos, no están sujetas a ninguna regulación normativa que restrinja, condicione o prohíba su deducción.

2. Deducciones Limitadas

Se refieren a aquellas deducciones que cumplen con las reglas generales, pero la ley permite que el contribuyente las deduzca solo hasta cierto límite establecido. Entre ellas se encuentran:

Intereses pagados a empresas vinculadas, deducibles hasta la parte del préstamo que no exceda el treinta por ciento (30%) del EBITDA del ejercicio anterior.
Gastos de representación (clientes) y recreativos (trabajadores), deducibles hasta el límite de 0.5% de los ingresos netos anuales o 40 UITs, el que sea menor.
Depreciación del activo fijo, limitada a tasas reguladas por normativas del Impuesto a la Renta y leyes sectoriales.
Vehículos destinados a la administración y dirección de la empresa, deducibles hasta un número que esté en función de los ingresos de la empresa.
Remuneraciones a directores, limitadas al 6% de la utilidad comercial.
Donaciones realizadas a entidades permitidas por la Ley del Impuesto a la Renta.
Viáticos otorgados a trabajadores que se desplacen a lugares distintos al de su centro de trabajo.
Gastos acreditados con boletas de venta emitidas por sujetos del Registro Único Simplificado (RUS).

Es importante destacar que, en términos generales, el límite de deducción no exime al beneficiario del pago del Impuesto a la Renta por sus ingresos.

3. Deducciones Condicionadas

Se refieren a gastos para los cuales la Ley establece que, además de cumplir con las reglas generales, el contribuyente debe satisfacer requisitos adicionales para deducir el concepto. Entre ellos se incluyen:

Deducción de desmedros, sujeta a la previa comunicación a la SUNAT y a la intervención de un notario público.
Deducción de remuneraciones a accionistas o sus parientes, condicionada a demostrar que trabajan en la empresa y que la remuneración no excede el valor de mercado.
Rentas de segunda, cuarta y quinta categorías, deducibles siempre que se paguen antes de la presentación de la declaración jurada anual del IR o se realicen las retenciones correspondientes.
Provisiones de cobranza dudosa, deducibles si cumplen con los supuestos regulados y constan en el libro de Inventarios y Balances.
Pérdidas por delitos cometidos contra el contribuyente, deducibles siempre que se haya probado judicialmente el delito o se acredite la inutilidad de ejercer la acción judicial correspondiente.
Gastos realizados en el extranjero, deducibles si se demuestra que están destinados a la generación de rentas de fuente peruana.

4. Deducciones Prohibidas

Estas son erogaciones cuya deducción está prohibida por el artículo 44º de la LIR, incluso si cumplen con las reglas estudiadas en la sección anterior. Algunos ejemplos son:

Gastos no respaldados por comprobantes de pago que cumplan con todos los requisitos previstos en la regulación correspondiente.
Gastos o pagos realizados en o a lugares de baja o nula imposición (paraísos fiscales).
Liberalidades.
Gastos personales.
Provisiones no permitidas.
Impuesto a la Renta.